در این عصر دفترهای کار بدون کاغذ و اسناد دیجیتالی، شاید فکر کنید
دستگاه فکس نیز باید کم کم بازنشسته شود. اما ارسال اسناد با فکس همچنان بخشی
جدانشدنی از کسب و کارها برای برخی از اسناد، مانند قراردادها، و
در برخی از بخش‌ها، مانند روابط عمومی، است.
خدمات فکس اینترنتی «دفتر شما»
امکان ارسال و دریافت فکس را بدون کوچک‌ترین نیاز به
دستگاه فکس فراهم کرده است. با استفاده از این سرویس، می‌توانید هر سندی را که روی
کامپیوترتان ایجاد می‌کنید از طریق ایمیل یا وب به دستگاه فکس موردنظر خود
بفرستید. در این سرویس پیوست‌های خروجی ایمیل به فکس تبدیل می‌شوند و فکس‌های
ورودی به پیوست ایمیل.
فکس اینترنتی نوعی سرویس میزبانی‌شده است. بدین معنا که نیازی نیست شما سرورهای فکس،
مودم و نرم‌افزارهای خاص را خریداری و نصب کنید. در عوض، با اشتراک در سرویس فکس اینترنتی «دفتر شما» می‌توانید
از مزایای این خدمت بهره‌مند شوید.
برای دریافت فکس بر روی کامپیوترتان:
۱٫ «دفتر شما» یک شماره فکس اینترنتی در اختیار شما
قرار می‌دهد.
۲٫ فرستنده
آن شماره را می‌گیرد و فکس را از یک دستگاه فکس عادی ارسال می‌کند.
۳٫ «دفتر شما» فکس را دریافت، آن را به پیوست ایمیل
تبدیل و به آدرس ایمیلتان ارسال می‌کند.
شما نیز برای مشاهده فکس تنها کافی است فایل پیوست‌شده را
باز کنید. از آن‌جا که برای استفاده از این سرویس تنها به ایمیل نیاز دارید، می‌توانید
از هر جا که هستید حتی با تلفن همراهتان فکس را دریافت کنید.
برای ارسال فکس نیز کافی است از طریق ایمیل سند موردنظر
را به همراه شماره فکس موردنظر برای اپراتور خود در «دفتر شما»
بفرستید و ارسال و اطمینان از دریافت فکس را به وی
بسپارید.
کسب و کار جدید
موفقیت استارتاپ ها هیچ نسخه ی تضمین شده ای ندارد اما برنارد شونر اعتقاد دارد اعضای تیم شما می توانند باعث موفقیت یا شکست استارتاپ شما شوند. شونر که دکترای خود را از ام آی تی گرفته و یکی از مؤسسین استارتاپ ThingMagic بود، شرکت خود را در سال ۲۰۱۰ به Trimble Navigation فروخت. تیم ThingMagic در ابتدا ۵ مؤسس داشت. اما زمانی که شرکت فروخته شد، به گفته ی شونر تنها دو نفر از آنها باقی مانده بودند. این باعث شد وی بیشتر در مورد پویایی تیم ها تحقیق کند.
او می گوید: «نقش های خاصی در هر شرکت یا استارتاپ فناوری هست که که فکر می کنم اگر احتیاط بیشتری در مورد آنها به خرج دهید، شانس موفقیتتان افزایش می یابد. با اینکه برخی از شرکت ها حتی با یک یا دو نفر آغاز به کار می کنند، شونر می گوید ۶ تیپ شخصیتی اصلی وجود دارد که به عقیده ی او تیم خوبی می سازند. اعضای تشکیل دهنده ی تیم رویایی شونر به قرار زیر هستند.
شونر می گوید: «به نظرم این در فضای استارتاپ های حوزه ی فناوری تقریباً پذیرفته شده است که بهتر است یک نفر با دانش فنی بالا داشته باشید. کسی باید وجود داشته باشد که رهبری فنی تیم را بر عهده بگیرد».
شونر اعتقاد دارد داشتن کسی که کارها را سرپرستی کند اهمیت زیادی دارد. این فرد معمولاً مدیرعامل است. او می گوید: «در تیم های مؤسسی که تعدادشان بیشتر است، اینکه مثلاً پنج نظر متفاوت و با وزن برابر داشته باشیم می تواند کمی دردسرساز شود. دموکراسی خوب است، اما نه برای یک استارتاپ. لزوماً لازم نیست همیشه حق با رهبر یا مدیرعامل باشد، اما خوب است وی شخصیتی مناسب برای رهبری داشته باشد که دیگران حرفش را بخوانند».
شونر می گوید این همان کسی است که اغلب در استارتاپ های جوان غایب است، اما تأکید می کند که داشتن فردی با تجربه در تیم اهمیت زیادی دارد.
او می گوید: «کسی که واقعاً صنعت مورد نظر را بشناسد می تواند ارزش بسیار زیادی داشته باشد. این نوع آدم ها فقط به دنبال چیزهای جذاب یا تازه نیستند. بلکه این تجربه را دارند که بفهمند در یک صنعت به خصوص، به چه چیزی نیاز است».
شونر که اعتقاد دارد متخصصین جوان حوزه ی فناوری اغلب از ارزش یک کارشناس فروش در تیم خود بی اطلاع اند، در این باره می گوید: «متخصص فروش کسی است که نه تنها با صنعت مورد نظر آشنایی دارد، بلکه خوب می داند چطور آن را به مشتری بفروشد. وقتی سعی داریم دیگران را به پرداخت پول ترغیب کنیم، دیگر موضوع بر سر فناوری نیست؛ بلکه بر سر این است که چه ارزشی می توانیم برای مشتری فراهم کنیم».
سوپراستار استارتاپ شما به عقیده ی شونر می تواند همان نابغه یا مدیر عامل شرکت باشد. به هر صورت او کسی است که می تواند دیگران را متوجه شرکت شما کند.
شونر در این باره می گوید: «این همان کسی است که باید استراتژی خود را حول وی تدوین کنیم. او همان است که شما به کنفرانس ها و جلسات مختلف خواهید فرستاد».
نگه داشتن حساب هزینه ها، مخصوصاً وقتی هنوز محصولی روانه ی بازار نکرده اید اهمیت زیادی دارد. شونر می گوید: «داشتن یک شخصیت مالی مهم است. شما به کسی نیاز دارید که از پس اعداد و ارقام به خوبی بر بیاید». با این حال، اگر هنوز در مرحله ای نیستید که بتوانید از پس هزینه های شش نفر بر بیایید، در صورتی که حد اقل یکی دیگر اعضای تیم شم مدیریت مالی داشته باشد، می توانید به توصیه ی شونر این مورد را از فهرست خود حذف کنید.
با پیدایش اینترنت راه‌اندازی کسب و کار خانگی و جدید برای کارآفرینان نوپا ساده‌تر و
جذاب‌تر از هر زمانی شده است. به علاوه، اینترنت با ایجاد امکان دورکاری برای
کارمندان به همان میزان تأثیری انقلابی داشته است. اما اگر بتوانیم از قدرت
اینترنت برای بهره‌گیری از هر دوی این فرصت‌ها استفاده کنیم چه؟
استفاده از خدمات دفتر مجازی «دفتر شما» روشی خلاقانه برای کسب
و کار خانگی شماست که به کارکنانتان اجازه می‌دهد وقت و انرژی خود را به
جای اتلاف در مسیر خانه به محل کار و برعکس بر کار متمرکز کنند. راه‌اندازی دفتر مجازی همچنین در صرفه‌جویی، افزایش سود و توسعه
کسب و کار خانگی تان به شما کمک می‌کند.
۱٫ پیدا
کردن سیستم تلفن مناسب. سیستم تلفن شما باید قادر به اتصال و پشتیبانی از تمامی
موقعیت‌های شما و کارکنانتان باشد تا تصویری یکپارچه به کسب و کار خانگی
تان بدهد. شما می‌توانید با خریداری چند خط تلفن مجازی از «دفتر شما» که با پیش
شماره ۲ در تهران عرضه می‌شود با هزینه مناسب شمارهای مستقل حرفه‌ای در
اختیار هر یک از اعضای خود قرار دهید. «دفتر شما» این امکان را نیز
برای اعضای شما فراهم می‌کند که چنان چه قادر به پاسخگویی به تلفن همراه خود
نبودند، تماس به این شماره دایوت شود. تماس‌گیرنده
می‌تواند در صورت عدم پاسخگویی به صندوق صوتی‌تان وصل می‌شوند.
۲٫ اینترانت
راه‌اندازی کنید. نظر به این که کارکنان شما برای کار کردن در یک مکان جمع نمی‌شوند،
باید ارتباط میان اعضا را تسهیل کنید و این حس را به آنها القا کنید که درست است
از هم دوریم، اما همه اعضای یک تیم‌ایم. اینترانت
هر دوی این شرایط را ایجاد می‌کند. تیم مجازیتان را به هم مرتبط می‌کند و تبادل
اطلاعات را سرعت می‌بخشد.
۳٫ بسته
به نیاز، در مکانی غیرکاری جلسه برگزار کنید. «دفتر شما» برای این منظور
اتاق در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد. شما می‌توانید از کافی شاپ‌هایی که Wi-Fi و فضای کافی دارند نیز برای
برگزاری جلسات غیررسمی استفاده کنید.
۴٫ برای
تقویت روحیه تیمی رویدادهایی برگزار کنید. رویدادهای حضوری برای یادآوری به کارکنانتان که تنها نیستند و بخشی از
یک تیم هستند ضروری است. این رویداد می‌تواند خیلی ساده در حد یک ناهار با اعضای
تیم در منزلتان باشد و یا به شکلی حرفه‌ای در قالب یک برنامه آموزشی.
۵٫ از
سرویس منشی حقیقی«دفتر شما» استفاده کنید. سرویس منشی حقیقی «دفتر شما» کسی- یا
گروهی- است که به صورت دورکار به سیستم تلفن شما متصل می‌شود و با پاسخگویی حرفه‌ای
به تماسهای شما این احساس را به تماس‌گیرنده القا می‌کند که در محل شرکت در حال
پاسخگویی به تماس‌هاست. از دیگر خدمات منشی‌های حقیقی پاسخگویی به تماس‌ها، برنامه‌ریزی
قرارهای ملاقات و پیغام گرفتن در هر زمان که شما بخواهید است. «دفتر شما» علاوه بر عرضه
خدمات منشی حقیقی، سرویس منشی مجازی و یا تلفن گویا نیز عرضه می‌کند. بدین صورت که وقتی
مشتری‌هایتان با شماره اختصاصی شما تماس می‌گیرند، بعد از شنیدن پیام صوتی از پیش
ضبط شده، به داخلی‌های شرکت شما راهنمایی می‌شوند. در این مرحله مشتریان با شماره‌گیری
داخلی مورد نظرشان به موبایل و یا شماره ثابتی که شما برای آن داخلی تعریف کرده
اید متصل می‌شوند. در صورتی که در آن زمان امکان پاسخگویی برای شما وجود نداشته
باشد، آنها به طور خودکار به صندوق صوتی وصل خواهند شد.
۶٫ ارتباطی
مداوم و بی‌رودربایستی داشته باشید. برای رهبری تیم مجازیتان باید مدیریت
قدرتمندی داشته باشید. انتظارهای خود را خیلی شفاف به کارکنانتان بگویید. خاطرجمع شوید که از خط مشی‌تان درمورد
حقوق، بیمه و مرخصی آگاه هستند.
۷٫ حرفه‌ای
حقوق دهید. پرداخت حقوق باید دقیقاً به همان شکلی باشد که در یک دفتر سنتی است.
۸٫ کارکنان
تازه استخدام‌شده را از نزدیک ببینید و به آنها خوشامد بگویید. هر زمان که مقدور
بود، کارکنانتان را پیش از آن که به تیم اضافه شوند از نزدیک ملاقات کنید. افرادی
که مناسب دورکاری هستند ویژگی‌های خاصی دارند، بنابراین اطمینان حاصل کنید فرد
جدید از آن ویژگی‌ها برخوردار باشد. همچنین
باید بدانید که آیا در منزل فضا و امکانات لازم را برای کار مورد نظر دارند یا خیر.
۹٫ تصویری
حرفه‌ای از خود به نمایش بگذارید. داشتن وبسایت می‌تواند برای کسب و کار خانگی تان تصویر قدرتمندی در انظار عمومی ایجاد کند. توضیحاتی درباره تمامی
اعضای تیمتان، اطلاعاتی درباره تیمتان و خدماتش، دستاوردهایش و اطلاعات تماس برای
مشتریان کنونی و احتمالی را بر روی وبسایتتان قرار دهید.
۱۰٫ روابط
عمومی و بازاریابی را جدی بگیرید. یک برند قدرتمند و جذاب و تصویری که کسب و
کارتان به نمایش می‌گذارد برای موفقیت کسب و کار خانگی تان ضروری است. باید این باور را به مشتریانتان القا کنید که شما
بهترین راهکار را برای مشکلاتشان در اختیار دارید.
با خدماتی که «دفتر شما» عرضه می‌کند، می‌توانید کسب
و کار خانگی‌تان را به شکلی حرفه‌ای مدیریت کنید و دیگر بابت این که کسب
و کارتان خانگی است احساس محدودیت و شرمندگی نکنید.
شماره تلفن مجازی به شماره تلفنی گفته می‌شود که فاقد یک خط تلفن مستقیم مرتبط است. این شماره‌ها را اغلب برای فوروارد کردن تماس‌ها به شماره‌های از پیش تعیین‌شده توسط مشتری، خواه خط ثابت، همراه یا VoIP برنامه‌ریزی می‌کنند. شماره تلفن مجازی قادر است همچون دروازه‌ای میان تماسهای سنتی (PSTN) و VoIP عمل کند. مشترکان خط تلفن‌های مجازی می‌توانند بدون نیاز به خریداری سخت‌افزار اضافه از دستگاههای تلفن‌های کنونی خود استفاده کنند.
شماره تلفن مجازی اختصاصی شماره تلفنی است که تماسهای ورودی را به هر شماره تلفن از پیش تعیین‌شده‌ای فوروارد می‌کند. شماره تلفن مجازی را اغلب می‌توان به گونه‌ای برنامه‌ریزی کرد که تماس‌ها را ، بسته به این که چه زمانی از روز یا کدام روز هفته باشد، به شماره‌های گوناگون فوروارد کند. برای مثال، تماسهای ورودی بین ساعت‌های ۹ تا ۵ در روزهای کاری به شماره محل کار فرد اما در روزهای تعطیل به شماره تلفن همراه وی فوروارد می‌شوند. میزان دسترسی شماره تلفن‌های مجازی به مقررات هر کشوری بستگی دارد.
کسب و کارها. بدین طریق که شرکتی واقع در اصفهان می‌تواند شماره تلفنی
در تهران داشته باشد. خط تلفن‌های مجازی از محبوبیت بسیار بالایی در میان مراکز
تماس برخوردارند که ظاهراً در یک کشور واقع شده‌اند، حال آن که در بیش از یک کشور
در منطقه‌های زمانی گوناگون قرار دارند و پوششی شبانه‌روزی ارائه می‌کنند.
اشخاص. از جمله دیگر کاربران شماره تلفن‌های مجازی بین‌المللی
مهاجران و مسافرانی هستند که تمایل دارند دوستان و خانواده‌هایشان با شماره تلفنی
داخلی با آنها تماس بگیرند.
کسب و کارهای خاص. شماره تلفن مجازی همچون شماره دسترسی عمل می‌کند، مانند شماره تلفنی که کاربر باید برای
ایجاد تماس آن را شماره‌گیری کند.
«دفتر
شما» شرکتی پیشرو در زمینه عرضه خدمات حرفه‌ای
دفتر مجازی از جمله خط تلفن مجازی به صاحبان مشاغل است. شما می‌توانید بدون
نیاز به نصب هیچ گونه سخت‌افزار و هیچ تنظیمات پیچیده‌ای، هر تعداد خط
تلفن مجازی که نیاز دارید را از ما تهیه کنید. کافی است خیلی ساده مشترک
ما شوید تا تماس‌ها، پیغام‌های صوتی و فکس‌های ورودی به خط مجازیتان را در هر جا
که هستید روی تلفن همراهتان دریافت کنید و مستقیم با تلفن خود تماس‌هایتان را پاسخ
دهید تا بدون اتلاف وقت، بهترین خدمات را به مشتریانتان عرضه کنید. با این کار
وجهه‌ای حرفه‌ای‌تر به کسب و کار خود می‌بخشید و آن را یک پله
بالاتر می‌برید.
انتخاب شماره تلفن تهران با پیش‌شماره ۲
با خریداری خط تلفن مجازی از «دفتر شما» از تمام دردسرهای خرید خط
تلفن برای راه‌اندازی کسب و کارتان خلاص می‌شوید. با یک تماس با ما، شما می‌توانید
شماره تلفن خود را از بین هزاران شماره موجود تهران با پیش شماره ۲ انتخاب کنید و
سرویس خود را با کمترین هزینه و در کمترین زمان راه‌اندازی کنید. همچنین در صورت
تمایل می‌توانید شمارهای ۵ یا ۶ رقمی و رند را انتخاب کنید.
حال بدون نیاز به نصب و راه اندازی و یا استخدام اپراتور
در محل سازمان یا شرکت خود تماسهای سازمانتان را به صورت کاملا حرفه‌ای پاسخ دهید
و یا تماس‌هایتان را به شماره‌های دیگر نیز فوروارد کنید. به علاوه، خریداری خط
تلفن مجازی از «دفتر شما» به شما این امکان را می‌دهد تا پیغام
خوشامدگویی خود را بارگذاری و در صورت تمایل ویرایشش کنید.
وقتی نیاز به دریافت اسنادی داشته باشید، دیگران می‌توانند با استفاده از فکس عادی سند مورد نظر را برای شما بفرستند، اما شما آن را مستقیم بر روی ایمیلتان دریافت می‌کنید. بدین روش، به ساده‌ترین شکل ممکن می‌توانید با دیگران در ارتباط باشید. شما همچنین قادر خواهید بود پیغام‌های صوتی خود را نیز بدون نیاز به ابزار خاصی می‌توانید با استفاده از ایمیلتان دریافت کنید.
رازداری و امنیت بالاترین اولویت‌های «دفتر شما» هستند. پس هیچ جای
نگرانی بابت حفظ اطلاعاتتان وجود ندارد. در ضمن، هر زمان که نیاز به کمکی داشتید
می‌توانید با تماس با پشتیبانی اقدام به رفع مشکل خود کنید.
با خرید خط تلفن مجازی از «دفتر
شما» می‌توانید کسب و کار خود را به شکلی حرفه‌ای مدیریت کنید،
در هزینه و زمان خود صرفه‌جویی کنید و با پاسخگویی به نیازهای مشتریانتان به سریع‌ترین
شکل ممکن فروش خود را بالا ببرید.